書類は分類するな

デスク周りの片付けでいちばんの難敵が、紙の書類。昔は丁寧に分類して整理していました。分類しておけば、すぐに書類を見つけられるだろうという魂胆でした。しかし結果はまったく逆。分類すればするほど、書類は見つけられなくなる。なぜならば、書類をどのように分類したのかを忘れてしまうからです。

分類はかんたんではありません。コウモリ問題が起こるからです。コウモリ問題とは、コウモリがあるときは獣、あるときは鳥の側について両方から爪弾きにされたイソップ童話から名付けられました。どちらに分類していいのかわからない書類がでてきてしまうのです。

かわりに出てきた考え方が、時系列での整理です。野口悠紀雄先生の『超整理法』では押し出しファイリングと呼ばれる手法が紹介されています。まず、書類棚の手前から奥に向かって書類を並べます。使った書類は常に手前に戻すようにすると、使わなくなった古い書類がどんどん、奥へと追いやられていきます。そうして、最近使った新鮮な書類を手前にして、古い書類を奥に押し出していくファイリングシステムです。

最近のものは手前、古いものを奥。これが書類整理の大原則になります。