ストック情報は分類する
押し出しファイリングは、時間が経つと価値を失っていく情報に対しては、非常に効果的な整理法です。これはフローの情報です。今日の天気予報は、明日になったらほとんどその価値を失います。
一方、時間が経ってもその価値を失わない情報というものがあります。常に参照されて、利用される情報。たとえば古典と言われるような作品は、一年経ったからといって価値を失うわけではありません。多くの書籍が数ヶ月、ひどい時で数週間で店頭から姿を消す時代にあって、ずっと読まれ続ける作品は、ストック情報です。
仕事におけるストック情報とは、たとえば辞典や辞書のような情報、やり方を教える教科書やマニュアルのようなもの、データを参照するデータベースのようなものがあります。
そのストック情報はどのように整理するか。これにはある程度の分類は必要になってきます。図書館はストック情報の宝庫ですが、もし押し出しファイリングを採用したら、手前には最近のベストセラーばかりがならんでしまい、必要な情報になかなかたどり着けなくなります。そうならないように、図書館ではさまざまな分類法が準備され、採用されています。
http://yamauchi-lib.jp/school/useful/
仕事においても、こうしたストック情報は分類します。以前ご紹介したテンプレート化において、このテンプレートファイルは分類によって整理されています。
僕の場合、セミナーやワークショップのテンプレートについては四桁の番号で整理していて、
01 考え方の基本となるもの
02 アイデア創出、コンセプト立案
03 事業化に向けた計画立案
という3つの大分類のなかに、こまかなテーマ別の分類をまとめています。
時間がたっても古くなりにくいこうしたテンプレートファイルは、押出ファイリングではなく分類する。それでも普通の書類と違ってきれいに管理できるのは、変動が少ないからです。広辞苑は10年ぶりの改訂といったことがニュースになりましたが、何年も変わらず使われていくからです。
フロー情報は押し出しファイリング、ストック情報は分類と、それぞれの情報の特性に合わせて使い分けるといいでしょう。
