議事録ドリブンで会議効率を二倍にする
クラウドオフィスに変わることによって、会議の仕方もずいぶん変わります。単なる情報共有の会議はメッセンジャーなどでのやりとりに代替され、合意形成のための会議に変わっていきます。
合意形成のための会議を円滑に進めるための方法が、議事録ドリブンです。会議を進めながら、その場で議事録を仕上げていき、終わったときには議事録が完成しているという会議です。
やり方は簡単で、議事録をプロジェクターや大型ディスプレイで表示し、その内容をみんなが確認しながら進めるというだけです。これだけで、会議が迷走したり、アイデアばかりが飛び交ったり、終わってみて何が決まったのかよくわからなくなってしまうようなことがなくなるのです。
たとえば、イベント実施の打ち合わせで、会場を決める会議をしていたとします。議論の結果、会場が決まれば、
・会場 ●●ホール
と記入します。誰の目から見ても、はっきり会場が決まったことがわかります。誤解の余地はありません。
また、その場で決まらず、いくつかの候補を継続して検討していくことになった場合、決定するためにやるべきTo Doなども一緒に記述します。
・会場候補 ●●ホール、●●展示場
・To Do 運営上の利点、問題点をリストアップし比較した資料を作成する（次回打ち合わせまで、担当・小山）
もしこの議事録をあとで作成して送付していると、議事録を受け取るまでにタイムラグが発生します。また議事録の内容について、「ここが違う」「あそこは自分の認識と異なっている」などの不要な議論が発生してしまいます。
議事録を会議の中で作ることによって、意思決定のスピードをあげ、さらにあとから起こる誤解を最小限に抑えることができるのです。
